1. Wie zijn wij
Fitness Move2BFit B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens als lid of bezoeker van onze fitnesslocaties in Geffen (Papendijk 12) en Vinkel (Pastoor Vogelsplein 1), en via het fitnessgedeelte van www.move2bfit.nl. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten u heeft.
Fysiotherapie Move2BFit B.V. is een aparte organisatie met een eigen privacyverklaring. Wij delen geen gegevens met elkaar zonder uw toestemming (zie sectie 5).
Fitness Move2BFit B.V. · Pastoor Vogelsplein 1, 5381 GM Vinkel · KvK 62035983 · fitness@move2bfit.nl
2. Welke gegevens wij verwerken en waarom
Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor uw lidmaatschap en een veilige, passende training.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, geslacht, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer | Lidmaatschap afsluiten en uitvoeren, contact met u | Uitvoering van de overeenkomst |
| IBAN, abonnement, betalingsperiode, betalingen | Incasso en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst; fiscale bewaarplicht |
| Ledenpas en bezoekmomenten | Toegang tot de locatie en veiligheid | Uitvoering van de overeenkomst |
| Trainingservaring, doelstellingen, trainingsschema's, testresultaten SportMed | Passend trainingsprogramma en begeleiding | Uitvoering van de overeenkomst |
| Antwoorden op gezondheidsvragen, BioCheck-metingen | Veilig en verantwoord trainen (zie sectie 3) | Uw uitdrukkelijke toestemming |
| Uw beoordeling via QDNA | Kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren | Gerechtvaardigd belang |
| Camerabeelden | Veiligheid van leden, medewerkers en eigendommen | Gerechtvaardigd belang |
Wij vragen niet om uw burgerservicenummer (BSN) en maken geen kopie van uw legitimatiebewijs.
3. Gezondheidsvragen en BioCheck
Gezondheidsgegevens verwerken wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.
Gezondheidsvragen. Bij inschrijving stellen wij enkele korte vragen, bijvoorbeeld over hart en bloeddruk, medicijngebruik, roken en blessures. Wij doen dit alleen om u veilig en passend te laten trainen. U geeft hiervoor toestemming bij de inschrijving. Beantwoordt u de vragen niet, dan kunnen wij minder goed rekening houden met uw situatie.
BioCheck. Op uw verzoek meten wij met BioCheck uw hartslagvariabiliteit (HRV) en ademhaling om u inzicht te geven in uw gezondheid en vitaliteit. De meetgegevens worden opgeslagen door BioCheck BV; de resultaten ziet u in de BioCheck-app. Ook hiervoor vragen wij vooraf uw uitdrukkelijke toestemming.
Uw antwoorden komen binnen bij onze administratie, die ze in ons ledensysteem zet en de e-mail daarna verwijdert. Daarna kunnen alleen de medewerkers en begeleiders die u persoonlijk begeleiden ze inzien. U kunt uw toestemming altijd intrekken via fitness@move2bfit.nl; wij verwijderen de gegevens dan.
4. Wie werkt met uw gegevens
Alleen mensen en partijen die uw gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang, en zij zijn tot geheimhouding verplicht.
Begeleiders. Naast onze eigen medewerkers begeleiden een personal coach en groepslesinstructeurs u. Zij werken als zelfstandige in opdracht van Fitness Move2BFit en zien alleen de gegevens die nodig zijn voor uw training of les.
Verwerkers. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten:
| Partij | Wat zij voor ons doen |
|---|---|
| Control Plus | Ledenadministratie, facturatie, automatische incasso, toegang |
| SportMed | Trainingsconcepten voor cardio en kracht, SportMed-app; geanonimiseerde vergelijking van resultaten |
| BioCheck BV | Metingen van hartslagvariabiliteit (HRV) en ademhaling, opslag van de meetgegevens, BioCheck-app |
| QDNA | Klanttevredenheidsonderzoek |
| Administratiekantoor Loeffen | Financiële en ledenadministratie |
| Danego | ICT-beheer |
| Google (Workspace) | E-mail en documentopslag |
| Google (Analytics) | Websitestatistieken, alleen met uw toestemming (sectie 7) |
| Vercel, Neon en Cloudflare | Hosting van de website, opslag van formulieren en spamcontrole |
Overige ontvangers. NL Actief toetst onze kwaliteit via audits; de auditor kan daarbij gegevens inzien onder geheimhouding. Verder delen wij gegevens met onze accountant en met instanties als de wet ons daartoe verplicht, zoals de Belastingdienst.
Buiten de EU. Google, Vercel, Neon en Cloudflare kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgifte is beschermd via het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Overige gegevens blijven binnen de EU.
5. Delen met uw fysiotherapeut of andere zorgverleners
Wij delen geen gegevens met Fysiotherapie Move2BFit, uw huisarts of een andere zorgverlener zonder uw toestemming. Andersom ontvangen wij zonder uw toestemming geen gegevens uit uw fysiotherapiedossier.
Begeleidt een fysiotherapeut u in de fitnesszaal, dan doet die dat namens Fitness Move2BFit en ziet hij of zij alleen de fitnessgegevens die daarvoor nodig zijn.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig; daarna verwijderen of anonimiseren wij ze. Alleen voor financiële gegevens schrijft de wet een vaste termijn voor (7 jaar); voor de overige gegevens hanteren wij de termijnen hieronder.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Lid- en contactgegevens | Tot 2 jaar na einde lidmaatschap |
| Facturen en betalingen | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Antwoorden op tevredenheidsvragen (QDNA) | Maximaal 2 jaar; daarna alleen geanonimiseerd |
| Trainingsgegevens en testresultaten | Tot 1 jaar na einde lidmaatschap |
| Gezondheidsvragen en BioCheck-metingen | Tot einde lidmaatschap, uiterlijk 3 maanden daarna; direct bij intrekken toestemming |
| Bezoekmomenten (toegang) | 1 jaar |
| Camerabeelden | Maximaal 4 weken; langer alleen bij een incident |
| Berichten via het contactformulier | Tot afhandeling, maximaal 6 maanden |
| Online inschrijvingen | Tot verwerking in onze ledenadministratie, maximaal 6 maanden; een niet-afgeronde inschrijving 90 dagen |
7. Website, formulieren en cookies
Op www.move2bfit.nl verwerken wij alleen gegevens die u zelf invult, plus websitestatistieken als u daarvoor toestemming geeft.
Contactformulier. Wij gebruiken uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht om uw vraag te beantwoorden (gerechtvaardigd belang). Vermeld hierin geen medische details; die bespreken wij persoonlijk.
Online inschrijving. Na inschrijving ontvangt u een bevestigingsmail met een beveiligde link. Via die link kiest u uw betaalwijze en beantwoordt u de gezondheidsvragen (sectie 3).
Cookies. Functionele cookies zijn nodig om de site te laten werken; daarvoor vragen wij geen toestemming. Alleen als u dat via de cookiebanner toestaat, gebruiken wij Google Analytics 4 om te zien hoe bezoekers de site gebruiken. Wij hebben het delen van gegevens met Google uitgezet, gebruiken Analytics niet voor advertenties en bewaren de statistieken maximaal 2 maanden. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan de website.
Daarnaast tellen wij zonder cookies hoe vaak pagina's worden bekeken en hoe snel ze laden (Vercel Web Analytics en Speed Insights). Daarbij worden geen gegevens bewaard die tot u herleidbaar zijn; hiervoor vragen wij geen toestemming.
8. Camerabeelden
Op onze fitnesslocaties hangen camera's voor de veiligheid van leden, medewerkers en eigendommen. Er hangen geen camera's in kleedkamers en toiletten, en bij de ingang staat dat er camera's zijn. Beelden bewaren wij maximaal 4 weken. Bij een incident kunnen wij beelden langer bewaren en aan de politie verstrekken.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:
- Iedereen die namens ons met uw gegevens werkt, is tot geheimhouding verplicht.
- Wij gebruiken een wachtwoordbeleid en, waar mogelijk, tweestapsverificatie.
- Onze systemen zijn beveiligd met actuele beveiligingssoftware en updates.
- Gegevens via onze website gaan over een beveiligde verbinding (https).
- Wij maken back-ups om gegevens te kunnen herstellen na een storing.
- Wij hebben een procedure voor datalekken en houden een verwerkingsregister bij.
- Papieren documenten bewaren wij in een afsluitbare kast.
10. Minderjarigen
Is een lid jonger dan 16 jaar, dan verwerken wij gegevens alleen met schriftelijke toestemming van een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger. Die ondertekent ook de inschrijving en de toestemming voor de gezondheidsvragen.
11. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- uw toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere verwerking.
Stuur uw verzoek naar fitness@move2bfit.nl. Wij controleren of het verzoek van u komt, bijvoorbeeld door te antwoorden via het e-mailadres of telefoonnummer dat bij ons bekend is. Alleen bij twijfel vragen wij om een identiteitsbewijs. Wij reageren binnen één maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden worden verlengd, en dan laten wij u dat weten.
12. Vragen, klachten en wijzigingen
Functionaris Gegevensbescherming. Wij verwerken geen gegevens op grote schaal en zijn daarom niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Voor vragen over privacy kunt u mailen naar fitness@move2bfit.nl.
Klachten. Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen. Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
Contactgegevens
Fitness Move2BFit B.V.
Pastoor Vogelsplein 1, 5381 GM Vinkel
fitness@move2bfit.nl
06-13106797